Email英語禮儀

Email英語禮儀

Email英語禮儀，Email英語禮儀~
　　一、關(guān)于郵件主題

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領(lǐng)，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。 1.一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的;

　　2.標(biāo)題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用，才能顯示完你的標(biāo)題;

　　3. 標(biāo)題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”;

　　4.一封信盡可能只針對一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理;

　　5.可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

　　6.回復(fù)對方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE、RE一大串。

　　二、關(guān)于稱呼與問候

　　1.恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　1.2 如果對方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、 “x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌 的，不要逮誰都用個(gè)“Dear xxx”，顯得很熟絡(luò)。

　　2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語 最簡單的開頭寫一個(gè)“HI”，中文的寫個(gè)“你好”;結(jié)尾常見的寫個(gè)Best Regards， 中文的寫個(gè)“祝您順利”之類的也就可以了。 俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、職場的電子郵件禮儀

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　Email正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。

　　正文行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

　　2. 注意Email的論述語氣 根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對方不適。 尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。 電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹(jǐn)慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓(xùn)!

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。 如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個(gè)段落進(jìn)行清晰明確的說明。保持你的每個(gè)段落簡短不冗長，沒人有時(shí)間仔細(xì)看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息 最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚、說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。 在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

　　6. 合理提示重要信息 不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提 示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述 對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述， 收件人一定會表揚(yáng)你的體貼。

　　8. 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用¤之類的笑臉字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實(shí)需要強(qiáng)調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

　　四、夾帶附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件;

　　2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

　　3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個(gè)附件時(shí);

　　4. 附件數(shù)目不宜超過4個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件;

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;

　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送;

　　7. 尊重對方的習(xí)慣，不主動(dòng)發(fā)起英文郵件; 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復(fù)。

　　8. 選擇便于閱讀的字號和字體。 中文老實(shí)點(diǎn)用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。 不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務(wù)郵件。

　　五、結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。 你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會與你聯(lián)系。 引用一個(gè)短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個(gè)簽名檔 對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進(jìn)行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠(yuǎn)。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

　　六、郵件回復(fù)

　　1. 及時(shí)回復(fù)Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復(fù)對方一下，往往還是不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。 對每一份郵件都立即處理是很占用時(shí)間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在特定時(shí)間處理，但一般不要超過24小時(shí)。 如果事情復(fù)雜，你無法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù)說“收到了”，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時(shí)回復(fù)。不要讓對方苦苦等待，記住：及時(shí)做出響應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到了。 如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2. 進(jìn)行針對性回復(fù) 當(dāng)回件答復(fù)問題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。

　　3. 回復(fù)不得少于10個(gè)字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非 常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復(fù)超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話 溝通等其它方式進(jìn)行交流后再做判斷。 電子郵件有時(shí)并不是最好的交流方式。 對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。 此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體) 如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了。 如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成 這件事情。 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。 你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，要三思而行!

　　6. 主動(dòng)控制郵件的來往 為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全 部辦妥”、“無需行動(dòng)”、“僅供參考，無需回復(fù)”。

　　七、正確使用發(fā)送，抄送，密送 要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。

　　2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)，當(dāng)然如果CC的人有建議，當(dāng)然可以回Email。

　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常的場合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

　　6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

　　八、注意事項(xiàng)

　　1.在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息;

　　2.轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，或者未經(jīng)授權(quán)的接收人;

　　3.如果有需要 還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息;

　　4.不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦;

　　5.對外重要文件必須經(jīng)高階主管認(rèn)可簽字轉(zhuǎn)為PDF文件，或由高階主管親自發(fā)送;

　　6.所有的電子郵件應(yīng)自我Double check后才發(fā)出。

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