商務(wù)英語信函的寫作
商務(wù)英語信函寫作
摘要：商務(wù)英語信函是國(guó)際貿(mào)易的重要通訊手段。它具有自身獨(dú)特的語言特點(diǎn)、寫作方法和技巧。本文通過敘述商務(wù)英語信函的寫作特點(diǎn)，總結(jié)了商務(wù)英語信函的寫作方法和技巧。
關(guān)鍵詞：商務(wù)英語信函;寫作特點(diǎn);寫作方法和技巧
一、引言
隨著全球經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的不斷擴(kuò)大，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展。同時(shí)我國(guó)與世界各國(guó)的國(guó)際商務(wù)關(guān)系也進(jìn)一步發(fā)展深化，商務(wù)英語在國(guó)際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)中的作用也日益突出。從雙方之間建立業(yè)務(wù)關(guān)系到一項(xiàng)交易成功，這期間的大量書面磋商工作都是通過商務(wù)英語信函來實(shí)現(xiàn)的，是買賣雙方進(jìn)行磋商的重要手段和途徑。因此,如何最大限度地發(fā)揮商務(wù)英語信函的重要作用成了商業(yè)活動(dòng)中的重要組成部分。作為英語的一種特殊語體,商務(wù)英語信函具有其自身獨(dú)特的語言特點(diǎn)。本文通過敘述商務(wù)英語信函的寫作特點(diǎn),為商務(wù)英語信函寫作提供一些方法和技巧。
二、商務(wù)英語信函的寫作特點(diǎn)
1、用詞專業(yè)化
在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，從詢盤、發(fā)盤、還盤到接受，都離不開商務(wù)英語信函。它關(guān)系著買賣雙方之間的貿(mào)易合同是否成立。因此，它需要用專業(yè)的詞匯、句子、固定短語來書寫。尤其是涉及達(dá)到國(guó)際貿(mào)易術(shù)語、國(guó)際商務(wù)組織、支付方式、信用證的催證、審證和改證以及國(guó)際貨物的包裝、運(yùn)輸、保險(xiǎn)和索賠等的專有詞匯的表達(dá)。
2、內(nèi)容簡(jiǎn)明化
在進(jìn)行信函寫作時(shí)，應(yīng)開門見山，沒有必要寫太多繁瑣的客套話，這樣可能使對(duì)方認(rèn)為你阿諛奉承。選擇一些雖短但意義確切的詞語，可以給人留下良好的印象，并可省去對(duì)方逐字推敲詞義的麻煩和時(shí)間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”，用“expedite”代替“speed up”等。商務(wù)英語信函的篇幅應(yīng)以一張紙為限，“短”為宜，一個(gè)段落最好不超過10行，使句子表達(dá)更精煉，信函表意更明確，內(nèi)容更簡(jiǎn)明。
3、語言規(guī)范化
隨著我國(guó)對(duì)外貿(mào)易的日益頻繁，商務(wù)英語信函的語言使用已越來越規(guī)范化。但目前在一些商務(wù)資料、往來信函中仍存在許多不規(guī)范的英語在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”“、reason is because”等等。有一個(gè)行之有效的方法可以解決這個(gè)問題，即向英語國(guó)家的客戶學(xué)習(xí)，研究對(duì)方發(fā)來的商務(wù)英語信函，琢磨其用詞造句，逐步改進(jìn)自己的不足之處。除以上應(yīng)注意的問題之外，還應(yīng)稍加注意商務(wù)英語信函的語氣。因?yàn)閷懶诺恼Z氣表明了寫信的態(tài)度。禮貌及時(shí)地回復(fù)對(duì)方的來信，會(huì)讓對(duì)方產(chǎn)生友善的反應(yīng)，能營(yíng)造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，能夠使雙方在一個(gè)共同利益上達(dá)成共識(shí)，從而有助于我們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。反之，命令、生硬、蠻橫的語氣會(huì)使信函達(dá)不到預(yù)期的目的。
三、商務(wù)英語信函寫作方法和技巧
1、用語應(yīng)正式、規(guī)范，用詞嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確
商務(wù)英語信函是一種公文性質(zhì)的信函，其內(nèi)容涉及商務(wù)活動(dòng)的多個(gè)方面，目的.在于建立業(yè)務(wù)關(guān)系并達(dá)成交易，因此商務(wù)英語信函首先要注意語言的正式、規(guī)范。商務(wù)英語信函大量使用書面語和專業(yè)詞匯。常使用書面語，如：with regard(關(guān)于)，deliver(傳送)，purchase(購買), request(要求)等。常使用專業(yè)詞匯，如：credit(信用證)，honor(承兌)，claim(索賠)，draft(匯票)等。 2、語言應(yīng)清楚明確，不產(chǎn)生任何歧義和模糊
在經(jīng)貿(mào)易往來中，交易雙方處于不同的國(guó)家和地區(qū)，由于語言文化和歷史背景的差異，交流的對(duì)象不同，極易產(chǎn)生誤解，而根據(jù)國(guó)際貿(mào)易慣例和法規(guī)，交易雙方往來的信函是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求準(zhǔn)確無誤。書寫商務(wù)英語信函，在詞匯選擇上，要更加靈活、更加專業(yè)。如：“關(guān)稅”用tariff而不是tax，“開始”用initiate而不是start，“熟悉”用acquaint而不是be familiar with等。
3、內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，但又不失禮節(jié)
商務(wù)英語信函應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免使用過多的累贊語，但是簡(jiǎn)潔不是簡(jiǎn)短，要把信函所涉及的內(nèi)容說清楚。在簡(jiǎn)潔和禮貌相沖突時(shí)，要選擇禮貌，而不是一味地簡(jiǎn)潔。人們?cè)陂L(zhǎng)期使用商務(wù)英語信函時(shí)，逐步形成了許多約定俗成的專業(yè)術(shù)語，恰當(dāng)?shù)匕堰@些術(shù)語應(yīng)用在商務(wù)英語信函的書寫中，不但能使信函內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了，又給對(duì)方留下良好的印象，有利于促進(jìn)友誼，最終促成交易。在簡(jiǎn)潔方面，常用一些縮略語。
例如：
�、俪Ｒ姷膬r(jià)格術(shù)語：FOB(Free On Board 離岸價(jià));FCA(Free Carrier 貨交承運(yùn)人);
②常見的貨幣單位：RMB(Ren Min Bi 人民幣)，U.S.D.(U.S. Dollar 美元); ③常見的支付方式：D/A(Document Against Acceptance 承兌交單)，D/A(Document Against Payment 付款交單);
�、芷渌Ｒ姷目s略語：AGM(Annual General Meeting 年度股東大會(huì))，AOB(Any Other Business 任何其他事項(xiàng))，ASAP(as soon as possible 盡快)，B/L(Bill of Lading 提單)，CEO(Chief Executive Officer 首席執(zhí)行官)。 諸如此類的例子還有很多，這里就不一一列舉了。
4、在商務(wù)英語信函寫作中用語應(yīng)委婉、禮貌
商務(wù)英語信函是貿(mào)易雙方間的文字交談，禮貌可以帶來友誼，可以達(dá)成交易，可以帶來利潤(rùn)，它能營(yíng)造一種尊重對(duì)方、尋求合作的氣氛，使對(duì)方樂意與我們合作，愿意與我們達(dá)成協(xié)議，從而有助于我們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之地。在商務(wù)英語信函中的用語上，應(yīng)體現(xiàn)出自己的文雅、婉轉(zhuǎn)、盡量少直接說“不”字，盡管有時(shí)候會(huì)遭到對(duì)方的拒絕，但一定要注意語氣委婉，做到中性用詞，盡量做到既表達(dá)了自己的意愿，又不傷害對(duì)方的顏面，不破壞長(zhǎng)期友好的貿(mào)易伙伴關(guān)系。 例如：
We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would… 如能„„將不勝感激。
We are appreciated your early reply. 如能早復(fù)，不勝感激。
Your letter expressing the hope of entering into business connection with us has been received with thanks. 你方表達(dá)愿與我方建立業(yè)務(wù)關(guān)系的來函收悉，謝謝。
委婉的表達(dá)方式給對(duì)方一種被尊敬的感覺，有利于交易的達(dá)成，即使達(dá)不成交易也不會(huì)失去雙方的良好形象，為以后的交易打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
“禮貌”除了體現(xiàn)在商務(wù)英語信函的用詞恰當(dāng)?shù)皿w上，還體現(xiàn)在回復(fù)信函的及時(shí)性，以及在商務(wù)英語信函的書寫中要處處從對(duì)方的角度去考慮問題上。
四、結(jié)語
商務(wù)英語信函是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中的一種重要交流方式。我們?cè)趯懮虅?wù)英語信函時(shí)，一定要牢記把握商務(wù)英語信函的特點(diǎn)，遵循商務(wù)英語信函的寫作原則，使用寫作方法和技巧，這樣才能更好地寫出一手漂亮的信函，從而達(dá)到雙方交流的目的，促進(jìn)交易的達(dá)成。
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