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方志傳記資料索引數(shù)據(jù)庫的設計與實現(xiàn)
方志是我國特有的一種歷史文獻，它綜合記述了一個行政區(qū)劃內(nèi)的政治、經(jīng)濟、文化、教育等方面的歷史情況，是一個地方的百科全書，具有資政、存史、教化的功能。從其發(fā)端至今已有數(shù)千年的歷史，成為人們了解地方歷史，進行經(jīng)濟建設和愛國主義教育等方面工作的有利工具。并且，由于它記載了一個地方各方面的基本情況，所以又是一座蘊藏著豐富信息的寶庫。
方志中的人物傳記是方志重要的組成部分。在人物傳記中記載了一個地區(qū)的知名人士，而這些人士大多數(shù)在正史中是不予以記載的。因此，在方志人物傳記中能夠查到不少正史中所沒有的人物，這對于歷史研究來說是非常有幫助的。但是，由于方志中的人物眾多，在使用時頗感不便，因此，人們開始編制方志傳記資料索引。
我國最早的方志人物傳記索引是1939年江蘇省立圖書館曹允源編制的《吳縣列傳人名索引》，此后，陸續(xù)編制了《宋元方志傳記索引》、《山西通志人物傳記索引》、《東北方志人物傳記資料索引》、《北京天津地方志人物傳記索引》、《廣西方志傳記人名索引》等，臺灣地區(qū)也編制了《中日現(xiàn)藏三百種明代地方志傳記索引》等，這些索引的編制對于人們查找方志中的人物起到了積極作用。但是，限于印刷型載體的篇幅，這些索引也存在著明顯的不足。一是索引的著錄內(nèi)容少，一般為姓名、別名、出處等幾項；二是檢索點單一，僅在索引正文中按人物的姓名排序，另外在書后再附一種與正文對應的檢索方式，僅此而已；三是編制時投入的人力、物力多，編制周期長，一部索引的編制要經(jīng)過多道工序，諸如寫卡片、校對，再到寫清樣、排版、校對直至印刷等多個環(huán)節(jié)，投入的人力多，工作量大。正是由于這些不足，限制了人們大規(guī)模編制方志人物傳記索引的工作，從而也限制了人們便捷地查閱方志中人物的需求。
隨著現(xiàn)代高新技術的發(fā)展，為索引的編制帶來了新的發(fā)展天地。計算機數(shù)據(jù)庫技術的出現(xiàn)，為索引的編制提供了一個高效、簡便的工具。采用計算機數(shù)據(jù)庫技術編制索引不僅可以使索引的編制達到事倍功半的效果，而且還極大地豐富了讀者的檢索途徑，從而實現(xiàn)以往傳統(tǒng)的印刷型索引所達不到的效果。
北京圖書館收藏的新舊方志居海內(nèi)外各圖書館之首。如何充分發(fā)揮這些方志的作用，使其更好地為社會主義精神文明和物質(zhì)文明服務是圖書館工作者的職責；在人們開始進入信息時代，如何使方志中的大量信息為人們所了解并便于查詢，也是圖書館工作者的義務；從全球信息化進程發(fā)展來看，將方志中的大量信息進行數(shù)字化處理、使海內(nèi)外廣大讀者通過網(wǎng)絡來進行檢索，也是圖書館工作者的工作。
據(jù)此，北京圖書館地方志和家譜文獻中心決定率先著手建立方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫。
一
方志人物傳記資料索引數(shù)據(jù)庫的目標是：要能夠適應新舊方志中的人物傳記情況，要準確和較為全面地揭示人物的基本屬性，發(fā)揮計算機檢索的優(yōu)勢，滿足讀者多途徑檢索人物的需求，為讀者提供一個快速、便利的查詢工具，使之為廣大讀者所使用。
在這個目標的指導下工作人員進行了大量的調(diào)研工作，以最終確定數(shù)據(jù)庫項目的內(nèi)容。而數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的確立是數(shù)據(jù)庫檢索的基礎，也是直接影響數(shù)據(jù)庫建設質(zhì)量的關鍵因素。如前所述，現(xiàn)有的印刷型方志人物傳記資料索引，主要是通過人物的姓名來進行檢索，檢索途徑單一。所記載的內(nèi)容基本是姓名和主要的字、號，個別的有生卒年。對于出處基本是書名的簡稱或代號。有關人物的其他內(nèi)容則不予反映。
在掌握現(xiàn)有方志人物傳記資料索引情況的基礎上，根據(jù)讀者檢索的需求和圖書館工作人員以往的工作經(jīng)驗以及計算機所提供的功能，最后確定該數(shù)據(jù)庫的項目內(nèi)容為：姓名、別名、性別，民族、籍貫、朝代、生卒年、參考年，肖像、身份類別主題詞、方志省份和出處，總計12項。
這12個項目大大超過了現(xiàn)有印刷型方志人物傳記資料索引所收錄的內(nèi)容。
1．標識人物身份主題詞的使用
在方志的人物傳記中，由于所收錄的人物較多，因此大多數(shù)的方志都將所收人物按其身份進行集中編排，并給予相應的門類名稱。在舊方志中，一般將人物分為名宦、儒林、忠義、宦績、文苑、武功、隱逸、孝友、義行、方伎、仙釋等門類。在新方志中則分為英烈、勞模、能工巧匠和專家學者等。顯然，這樣的分類與集中便于讀者使用。
但是，在印刷型方志人物傳記資料索引中是難于做到按上述門類進行編輯檢索的。假如這樣做，那索引的工作量就要成倍的增長，如果要編制一個數(shù)千人物的索引，那就是一個浩瀚的工程。在現(xiàn)有的方志人物傳記資料索引中，讀者只能在掌握了一個人物的姓名或其主要的別名之后，方可進行檢索，而要查尋某一門類的人物是無法辦到的。假若讀者想了解某一地區(qū)歷史上在農(nóng)業(yè)種植方面有特殊技藝的人物，就只能將該地區(qū)現(xiàn)存的所有方志一部一部進行翻檢，才能得到所需要的人物。
為實現(xiàn)讀者可以按門類進行檢索的要求，參照圖書館對書刊文獻進行主題標引的工作，在該數(shù)據(jù)庫中設置了標識人物身份的主題詞項目。目前主題標引多用于書目、篇名等數(shù)據(jù)庫中，用于人物標引尚未見到。因此，對人物進行主題標引是該數(shù)據(jù)庫的一個特點，也是計算機檢索有別于印刷型檢索的重要標志。
為使計算機的檢索達到應有的效果，數(shù)據(jù)庫對于主題詞的使用考慮了以下三個問題：
第一、用詞的規(guī)范性。在新舊方志中，雖然有大量的志書對于人物傳記按門類進行了集中編排，但是，這些門類名詞的使用由于編纂者的理解不同和所處的歷史環(huán)境的不同往往存在著差異，因而造成對同一門類的用詞不統(tǒng)一；另外，各地在編纂方志時對于同一人物的傳記在撰寫時側重點不同，所反映的內(nèi)容不同，所安置的門類也就不盡相同。如果僅僅按各方志中人物所處的門類來進行主題標引，就會出現(xiàn)對同一人物的用詞不一致，從而在進行主題檢索時達不到應有的效果。為規(guī)范主題標引的用詞，在標引時遵循了以下四條原則：
首先，選用的詞要具有檢索意義和組配意義，并能夠表達相應的概念；
其次，選用的詞必須詞義明確，一詞一義；
再次，選用的詞要具有一定的使用頻率；
第四，參照《中國圖書分類主題詞表》中的詞匯。
按照上述原則編制了一個人物主題詞表，并在工作中逐步完善。
第二、用詞的準確性。在標引用詞的準確性方面、由于對人物的主題標引主要是根據(jù)該人物傳記中所反映的這個人物的生平事跡、主要貢獻和主要活動內(nèi)容，給予一個或數(shù)個主題詞。因此，大致從以下幾方面來確定主題詞：
人物的專業(yè)、專長或所從事的行業(yè)。如政治、軍事、醫(yī)學等；
人物在社會生活中所產(chǎn)生較為突出的影響。如義行、劣行等；
人物的某些特定身份。如英烈、君主、宗教徒等；
人物傳記中所記載該人物經(jīng)歷的主要甚至是唯一的重大歷史事件。如辛
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