會計(jì)檔案順序號怎么編

時間：2024-10-20 14:24:41 檔案我要投稿

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會計(jì)檔案順序號怎么編

　　檔案是直接形成的歷史記錄。“直接形成”說明檔案繼承了文件的原始性，“歷史記錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。下面是小編分享的會計(jì)檔案順序號怎么編，希望能夠幫助到大家。

會計(jì)檔案順序號怎么編

　　1、會計(jì)檔案編號格式。

　　依據(jù)科學(xué)和檔案管理科學(xué)和實(shí)踐，會計(jì)檔案編號格式如下：

　　【全宗號】+【目錄號】+【案卷號】

　　(1)全宗號一般由政府檔案局規(guī)定，政府所屬單位的全宗號從檔案局查詢。

　　(2)企業(yè)，尤其民企由單位自定。如果單位規(guī)模不大，可以不用全宗號。

　　2、目錄編號格式。

　　會計(jì)檔案一般分為：會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它四類。加上年度因素，目錄編號格式如下：

　　【大類編碼+小類編碼+年度+上當(dāng)順序號】

　　①會計(jì)憑證J1。

　　收款憑證J1.1，付款憑證J1.2，轉(zhuǎn)帳憑證J1.3，如果還有其它類別，依此類推。

　　②會計(jì)帳簿J2。

　　帳簿一般按年度進(jìn)行分類，可以依上述方法進(jìn)行編號。

　　③財(cái)務(wù)報(bào)告J3。

　　財(cái)務(wù)報(bào)告按年度進(jìn)行分類，可以依上述方法進(jìn)行編號。

　　④其它J4

　　保管清冊和銷毀清冊J4.1，移交清冊J4.2，調(diào)節(jié)表和對對帳單J4.3，工資表單獨(dú)分類J4.4，其它依此樣式編號。

　　如2015年度的1月份工資表，編號為：QY-J4.4-2007-1

　　3、案卷編號格式

　　案卷編號為1-999依自然順序或者排序編號。

　　4、案卷封面格式。

　　在一個類別的會計(jì)檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

　　5、案卷背脊格式。

　　(1)全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。

　　(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內(nèi)唯一，不能重復(fù)。

　　6、案卷目錄格式

　　根據(jù)卷內(nèi)會計(jì)檔案，依序編制案卷目錄。

　　拓展：會計(jì)檔案的保管辦法

　　一、會計(jì)檔案歸檔

　　各單位每年形成的會計(jì)檔案，都應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。

　　(1)當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由本單位會計(jì)機(jī)構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　(2)未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

　　(3)個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　【補(bǔ)充例題】3單選：上年度的會計(jì)賬簿暫由本單位財(cái)務(wù)會計(jì)部門保管( )，期滿后，移交本單位檔案管理部門保管

　　A 一年 B 半年 C 兩年 D 三年

　　【答案】 A

　　二、會計(jì)檔案的保管期限

　　各種會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。各類會計(jì)檔案的具體保管期限按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

　　《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)會計(jì)檔案的保管期限，辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為最低保管期限

　　三、會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制和交接

　　(一)會計(jì)檔案的查閱、復(fù)制

　　各單位保存的會計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　(二)會計(jì)檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案。

　　4.單位分立中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計(jì)檔案，對其中未結(jié)清的會計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　7.建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　8.單位之間交接會計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會計(jì)檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　9.交接會計(jì)檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　四、會計(jì)檔案的銷毀

　　會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財(cái)務(wù)會計(jì)部門共同鑒定和審查，編造會計(jì)檔案銷毀清冊。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(1)對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。

　　(2)各單位按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由檔案部門和會計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。

　　(3)國家機(jī)關(guān)銷毀會計(jì)檔案時，還應(yīng)由同級財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

　　(4)各級財(cái)政部門銷毀會計(jì)檔案時，由同級審計(jì)機(jī)關(guān)派員參加監(jiān)銷。

　　(5)正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。

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